FUNGSI PENGISIAN JABATAN DALAM MANAJEMEN

I.              PENDAHULUAN

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.

Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran organisasi dapat tercapai. Pengisian jabatan ini dilakukan dengan cara penarikan, seleksi dan penempatan karyawan yang baik, sehingga para karyawan dapat bekerja efektif dalam melakukan tugas- tugasnya.

Asas pengisian jabatan ini adalah “penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat” atau the right man in the right place and the right man in the right job. Asas ini perlu dihayati dan diterapkan untuk menghindari terjadinya mismanagement dalam kepegawaian. Agar asas ini dapat diterapkan dengan baik hendaknya pengisian jabatan berpedoman kepada “apa” baru “siapa”.

“Apa” harus berpedoman kepada job description atau uraian tugas-tugas dan tanggung jawab yang akan dilaksanakan pada jabatan itu.

“Siapa” harus berpedoman kepada job specification artinya syarat-syarat atau klasifikasi-klasifikasi orang-orang yang dapat melakukan pekerjaan pada jabatan tersebut.

Jika pengisian jabatan dilakukan dengan cara “siapa” baru “apa” hal ini pasti akan menimbulkan mismanagement dalam kepegawaian. Pokok masalah yang akan dipelajari pada fungsi pengisian jabatan ini, adalah:

1.      Penarikan (recrutment)

2.      Seleksi (selection)

3.      Penempatan (placement)

4.      Orientasi

5.      Induksi

II.           PERMASALAHAN

1.      Apa pengertian rekruitmen dan seleksi?

2.      Apa saja kelebihan dan kekurangan dari rekruitmen internal dan eksternal?

3.      Apa pengertian penempatan?

4.      Apa pengertian orientasi dan induksi?

III.        PEMBAHASAN

1.      Pengertian Rekruitmen dan Seleksi

Rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi. Maksud rekruitmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi. Proses rekruitmen berlangsung mulai dari saat mencari pelamar hingga pengajuan lamaran oleh pelamar.[1]

Seleksi adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu. Dasar seleksi adalah job specification dari perusahaan bersangkutan.

Metode seleksi dikenal atas : “metode nonilmiah dan metode ilmiah”. Metode nonilmiah yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria/standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.

Seleksi dalam hal ini tidak berpedoman kepada job description atau job specification dari jabatan yang akan diisi itu. Seleksi nonilmiah (observation method) ini, kurang dapat dipertanggungjawabkan, karena kualitas dan kuantitas karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan bahkan sering menimbulkan mismanagement kepegawaian.

Metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada kriteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.

Dengan seleksi ilmiah ini diharapkan akan diperoleh karyawan yang qualified dan penempatannya yang tepat, sehingga pembinaannya dan pengembangannya relatif lebih mudah.

Kualifikasi- kualifikasi seleksi ilmiah yaitu umur, keahlian, kesehatan, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, temperamen, karakter, pengalaman kerja, kerja sama, kejujuran, kedisiplinan, dan inisiatif.

Sistem seleksi dikenal atas : Successive- Hurdles dan Compensatory- Aproach.

Successive- Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

Compensatory- Aproach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.

Peserta yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus, sedang peserta yang tidak mencapai nilai standar dinyatakan gugur.

              Prosedur seleksi

a.       Seleksi surat-surat lamaran

b.      Pemeriksaan referensi

c.       Wawancara pendahuluan

d.      Seleksi ilmu pengetahuan

e.       Tes psikologi

f.       Tes kesehatan

g.      Wawancara akhir dengan atasan langsungnya

h.      Memutuskan diterima atau tidak[2]

2.      Kelebihan dan Kekurangan Rekruitmen Internal dan Eksternal

A.    Rekrutmen Internal

Sumber internal, yakni karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertikal (promosi-demosi) maupun horizontal (rotasi).

Demosi yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seseorang karyawan. Promosi adalah mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang, sehingga autority dan responbility-nya semakin besar biasanya diikuti kenaikan pendapatan.

                     Kelebihan rekruitmen internal

a.       Biaya penarikan relatif kecil

b.      Perilaku karyawannya telah diketahui

c.       Karyawannya telah berpengalaman

d.      Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi

e.       Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi

f.       Memotivasi semangat kerja karyawan

g.      Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik

                     Kekurangan rekruitmen internal

a.       Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang kosong kembali

b.      Pelaksanaan sistem kerja tetap begitu-begitu saja

c.       Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang

d.      Promosinya sering didasarkan atas nepotisme

B.    Rekruitmen Eksternal

Sumber eksternal artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

1.      Lembaga- lembaga pendidikan

2.      Kantor penempatan tenaga kerja

3.      Pasar tenaga kerja

4.      Nepotisme atau kawan-kawan karyawan

                    

                     Kelebihan rekruitmen eksternal

a.       Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang profesional terbuka

b.      Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada

c.       Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap

d.      Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan lainnya.

                   Kekurangan rekruitmen eksternal

a.       Menurunkan semangat kerja karywan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada

b.      Absensi dan turn over karyawan lama cemderung meningkat

c.       Loyalitas dan solidaritas baru masih disangsikan

d.      Orientasi dan induksi untuk pejabat baru harus dilakukan

e.       Kedisiplinan dan kecakapan masih diragukan[3]

3.      Pengertian Penempatan

Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan oramg-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaan. Penempatan ini sangat penting, karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan, jika semua jabatan ada pejabatnya.[4]

4.      Pengertian Orientasi dan Induksi

Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi karyawan baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan memuaskan. Orientasi merupakan salah satu komponen proses sosialisasi karyawan baru, yaitu proses pemahaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku dalam perusahaan bagi karyawan baru.[5] Orientasi juga berarti memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan lama. Orientasi bertujuan supaya karyawan baru itu merasa dirinya telah diterima dalam lingkungan pekerjaannya, sehingga ia tidak cangggung lagi untuk mengerjakan tugas-tugasnya. Orientasi ini merupakan tugas yang harus dilaksanakan oleh USDM  atau bagian personalia perusahaan bersangkutan.

Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku. Dengan induksi ini diharapakan karyawan baru dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan, sehingga ia dapat mengerjakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Kegiatan untuk menginduksi ini dilakukan oleh atasan langsung dan para karyawan senior dalam unit kerjanya.[6]

IV.        KESIMPULAN

Rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dikerjakan dalam suatu organisasi. Rekruitmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu organisasi. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir ketika lamaran-lamaran mereka diserahkan. Hasilnya merupakan sekumpulan pelamar calon karyawan baru untuk diseleksi dan dipilih.

Proses rekruitmen sumber daya manusia tidak boleh diabaikan, hal ini disebabkan untuk menjaga supaya tidak terjadi ketidaksesuaian antara apa yang diinginkan dan apa yang didapat. Artinya, organisasi tersebut tidak memperoleh karyawan yang tepat, dalam arti baik kualitas maupun kuantitasnya. Apabila tidak terjadi sesuai yang diharapkan oleh organisasi tersebut dapat dikatakan kemungkinan aktivitas kerja kurang efektif dan efisien, maka organisasi tersebut akan mengalami kegagalan. Agar dapat memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas dan dengan jumlah yang sesuai kebutuhan, dibutuhkan suatu metode rekruitmen yang dapat digunakan dalam proses penarikan dengan dilandasi suatu perencanaan yang benar-benar matang, untuk itu sangat dibutuhkan seleksi yang ketat. Tujuannya dari tahap seleksi adalah mencari calon yang dianggap paling tepat untuk mengisi sebuah jabatan. Dengan kata lain, tujuan seleksi tidak hanya mencari orang yang baik tetapi juga orang yang tepat bagi jabatan tersebut dalam tatanan dan lingkungan budaya organisasi.

V.           DAFTAR PUSTAKA

Gomes, Faustino Cardoso. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Hasibuan, Malayu S.P. 2001. Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Tulus, Moh. Agus. 1993. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

---

[1] Faustino Cardoso Gomes, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2003, hlm.105.

[2] Malayu S.P.Hasibuan, Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2001, hlm. 177-178.

[3] Malayu S.P.Hasibuan, Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2001, hlm. 175-177.

[4] Malayu S.P.Hasibuan, Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2001, hlm. 179.180.

[5] Moh. Agus Tulus, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 1993, hlm. 80.

[6] Malayu S.P.Hasibuan, Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2001, hlm. 180.